Il Primo Step per l’organizzazione del tuo evento sportivo

Frutto delle esperienze maturate dal 2013 da Reago nella digitalizzazione di impianti ed eventi sportivi, #livinTalk nasce dalla necessità di parlare del mondo dello sport al mondo dello sport!

Ogni settimana affronteremo vari temi: dalle best practices per l’organizzazione di eventi e la gestione di impianti, alle nuove tecnologie applicate al mondo dello sport fino alle testimonianze dirette legate alla realizzazione di eventi sportivi a cui abbiamo collaborato.

L’obiettivo è quello di affrontare, in maniera analitica, le problematiche che fanno parte della quotidianità di chi lavora nel settore e che difficilmente vengono risolte perché tanto… “abbiamo sempre fatto così!”

Quale miglior modo per iniziare il #livinTalk se non cominciando a parlare degli step necessari per l’organizzazione di un evento sportivo di successo?

ATTENZIONE:

Non troverai le “10 regole d’oro” o “i consigli migliori”, organizzare un evento sportivo è un processo lungo e molto articolato, sarebbe un’analisi superficiale. Il nostro sarà un percorso a puntate, con l’obiettivo di fornirvi le migliori soluzioni frutto delle esperienze maturate nella co-gestione di oltre 150 eventi sportivi negli ultimi 5 anni.

Primo Step: struttura il tuo evento sportivo!

Il primo passo è creare una struttura: chi gestisce la comunicazione? chi è responsabile della logistica? Ogni area deve essere sviluppata con competenze specifiche, dedizione e passione: i migliori eventi che abbiamo supportato hanno sempre avuto alla base dei team solidi con competenze chiare e ben suddivise e responsabili facilmente riconoscibili per ogni area, prima, durante e dopo l’evento.

Il tuo evento dovrà essere differente dagli altri, dovrà esprimere e rappresentare un valore unico. Gli elementi differenzianti vanno ricercati in ogni area, dalla logistica alla formula dei tornei, dallo staff alle operazioni di marketing, dalla comunicazione alla presenza digitale. Qui troverai una panoramica delle aree che riteniamo FONDAMENTALI, nelle prossime puntate le approfondiremo da vicino per capire come svilupparle al meglio.

AREA AMMINISTRATIVA

Autorità, burocrazia, budget, permessi, assicurazioni, convenzioni ecc. Poche parole, un mare di lavoro, tanta precisione richiesta, ogni singolo errore potrebbe costare veramente caro.

AREA TECNICA

Esprime la qualità sportiva del tuo evento e, se funziona, anche il vero valore aggiunto. Arbitri, staff, regolamenti, ufficiali, tabelloni di gara, cronometristi, responsabili di campo, volontari, ma anche check-in, premiazioni, assistenti, segretari, fotografi: sono tantissimi gli aspetti che dipenderanno strettamente dalle persone presenti sul campo.

AREA FINANZIARIA

Pagamenti, pacchetti sponsor, fatturazioni, definizione prodotti vendita, piani compensi per PR,  partnership di valore, burocrazia. Tempestività, organizzazione e massima precisione.

AREA MARKETING E COMUNICAZIONE

Una delle aree strategiche più rilevanti per il successo del tuo evento. Traduce la tua idea in un’esperienza da vendere. Il Marketing è definire il prodotto (tipologia biglietti, abbonamenti, ticket, acquisti accessori), la distribuzione, il prezzo, le promozioni e le tecniche di pubblicità, ma anche come comunicarne il valore.

Radio, poster, locandine, pubblicità, sono ancora strumenti validi ma oggi è necessaria una forte presenza online, sul web e sui social media. Un buon sito web ti permetterà di facilitare il processo di acquisto e la ricerca delle informazioni, realizzare campagne di web marketing efficaci e veicolare utenti altrimenti non raggiungibili.

Il social media marketing, l’e-mail marketing e gli strumenti tradizionali (radio, poster, locandine, pubblicità, comunicati) sono armi a disposizione per portare visibilità al tuo evento sportivo, assicurati però di comunicare in modo efficace il valore dei tuoi elementi differenzianti.

Prima di passare all’ultima area devono essere precisati due aspetti:

1. Investire in Facebook Business Manager, Instagram ADS e Google ADS è certamente la cosa giusta. Se non sapete come fare e state provando a farlo, è certamente la cosa sbagliata. Improvvisarsi porta soltanto a spendere in maniera sbagliata, sproporzionata e sovradimensionata rispetto ai vostri bisogni.
2. La Comunicazione e la Digital PR vengono spesso confusi con la stessa attività, portando così a numerose incomprensioni sia nella fase di realizzazione del Marketing plan che nella mente di molti Project Manager. È estremamente importante creare due sotto aree distinte ma coordinate per portare molto più seguito al tuo evento.

Come puoi vedere gli argomenti da trattare in questo campo sono veramente tanti: non scoraggiarti, nelle prossime puntate del #livinTalk li analizzeremo in ogni singolo dettaglio!

AREA LOGISTICA

Altro cuore pulsante della squadra organizzativa è l’area logistica: Food & Beverage, attrezzature sportive, audio video e luci, Wi-Fi, impianti e campi da gioco, medaglie e trofei, palchi e podi, parcheggi, trasporto atleti: la soddisfazione dei vostri clienti dipende anche e soprattutto dalle comodità che siete in grado di offrirgli.

Con quest’ultimo punto abbiamo toccato tutti gli aspetti fondamentali riguardanti le aree più importanti per l’organizzazione di un evento sportivo, ogni area verrà sviluppata in seguito in maniera più approfondita per renderti chiaro il quadro delle pratiche di successo!

Nel prossimo episodio parleremo delle 5 caratteristiche che il tuo evento sportivo non può non avere!

Ci vediamo la prossima settimana con un nuovo episodio di #livinTalk!